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広報にツボあり!その2
ボランティア・市民活動団体の広報・5つの基本

3. 連絡先を必ず記載しよう

他団体の事務所や個人宅を間借りして住所としている場合

送付先のあて名は正確に記載します。たとえば、グループ・団体の郵便物の受取先を個人宅や別の事業所にしている場合、グループ・団体名だけでは届かない場合があります。このため、あて先が個人宅もしくは事業所あて先(○○気付など)であることを記載しましょう。

電話番号を共有している場合

個人宅を団体の電話連絡先としている場合や、他団体と電話を共用している場合、呼び出しであることを記載しましょう。

電話やファックスでの連絡時間が限られている場合

電話やファックスでの連絡時間が限られている場合、受付の開始および終了時間を必ず記載するようにして下さい。また、時間外の連絡方法(留守番電話の有無など)もあわせて記載しましょう。

4. 表題やキャッチコピーをつける工夫をしよう

特にチラシやパンフレットを作成する場合、内容を簡潔に示した表題やキャッチコピーをつけて、紙面中の他の文字より大きく印字すると、見る人の目がとまりやすくなります。また、それらを掲示したり、各種広報誌に掲載依頼をする場合にも役立ちます。

5. 広報の依頼を積極的に行おう

広く呼びかけるためには、ボランティア・市民活動推進団体の広報誌やホームページ、また、新聞への掲載依頼や、ボランティア・市民活動センターでのチラシやパンフレットの配布依頼などを積極的に行いましょう。

掲載の依頼を行う場合

ボランティア・市民活動団体やボランティア・市民活動センターでは、多くの場合、広報誌を発行しており、ほとんどの紙面には、ボランティア・市民活動団体の情報掲載コーナーがあります。また、最近ではホームページやメールマガジンとして、情報を提供している場合もあります。
これらに掲載を希望する場合、チラシやパンフレットに加えて、団体の活動紹介や、企画の趣旨・ねらいなどをまとめた文書などを添えるようにしましょう。このことにより、掲載する側に熱心さが伝わり、また、紹介の方法や紹介文が考えやすくなるために効果的です。
また、直接情報を相手に持ち込むことも、今後の広報ルートを築く上で重要です。事前に担当者とアポイントメントをとり、簡潔に説明ができる準備をしておきましょう。

新聞やマスコミに依頼する場合

新聞やマスコミに広報の依頼を行う場合、内容に応じた担当部署につなげられるか、という点が大切です。
たとえば新聞(一般紙)の場合、社会面、生活面、経済面、地方版など紙面によって担当が異なります。
このため、掲載依頼をする情報の内容を踏まえ、その内容がもっとも関連すると思われる部署を調べ、直接送ることが大切です。最近では、ボランティアやNPOのイベントを紹介する欄を設けている新聞紙もあり、その担当先を問い合わせるなどしてチェックしておきましょう。
また、掲載後は礼状を送るようにしましょう。特に掲載された内容の事後報告(例えばイベントの場合、当日の報告など)をあわせて伝えると、今後、団体の活動が注目されたり、また、取材を受ける可能性にもつながります。

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